scan services
Wir digitalisieren Ihre Dokumente.
Für leichte Auffindbarkeit, schnellen Zugriff und langfristige Archivierung.
Das Digitalisieren von Archiven ist Vertrauenssache. Haltmeyer hat über 50 Jahre Erfahrung mit Archivierung von Dokumenten.
Der Geschäftszweig Archivierung wurde in den 1960er-Jahren parallel zum Bereich Plandruck und Baudokumentationen etabliert, um für unsere Kunden die langfristige Sicherung ihrer Dokumente zu gewährleisten.
Für viele Jahrzehnte haben wir auf das Medium Mikrofilm gesetzt, um Dokumentenbestände, wie z. B. Teile des Staatsarchivs, der UNO-City oder des AKHs, zu sichern.
Mit dem vermehrten Einsatz von Computer-Daten in den 80ern entstand die Anforderung auch digitale Informationen zu sichern. Mit Computer-output-on-microfilm (COM) hat Haltmeyer über die Jahre viele Millionen Datensätze für Banken und Versicherungen auf Film gesichert.
In den 90ern setzte mit zunehmender Digitalisierung ein Umbruch in der Bearbeitung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten ein. Digitale Archive bieten klare Vorteile gegenüber analogen Dokumenten.
Haltmeyer hat daher vor über 20 Jahren als einer der ersten Scandienstleister in Österreich begonnen, analoge Papier- und Mikrofilmarchive zu digitalisieren. Seitdem haben wir vielen Kunden aus Industrie, Infrastruktur, Bau und Gewerbe geholfen, den Medienbruch zwischen analog und digital zu überwinden.
Haltmeyer steht für Erfahrung, Sorgfalt und Innovation bei der Archivierung von Dokumenten.
Der elektronische Bauakt ermöglicht ein ungleich einfacheres Arbeiten und eine sichere Langzeitarchivierung für die Bauämter der Gemeinden.
Wir scannen die Bauakten und bereiten die Daten so auf, dass diese leicht in elektronische Verwaltungssysteme der Gemeinde wie z.B. k5 ELAK integriert werden können.
Mit von uns digitalisierte Bauakten genießen Sie folgende Vorteile:
- hohe Scanqualität mit CCD-Kameratechnologie für ausgezeichneten Kontrast auch bei alten Dokumenten
- Papierformat vom kleinen Beleg bis zum großen Plan
- Planscans in einem Stück bis 152cm Breite
- Volltextsuche durch unsere professionelle OCR/Texterkennung
- Sinnvoll komprimierte Datengrößen für weniger Speicherplatz und einfacheres Versenden der Dokumente
- Datenindexierung abgestimmt mit Adressen aus AGWR
- Digitalisierung in Tranchen, sodass Ihre Akten nie zu lange außer Haus sind!
Die Integration Ihrer Papier-Personalakten in Ihr elektronische Personalverwaltung spart Ihnen Zeit und Platz. Die Digitalisierung dieser Akten muss professionell und vertraulich abgewickelt werden.
Wir bieten bei der Digitalisierung der Personalakten ein „Rund-um-sorglos-Paket“: Transport der Akten mit unserem eigenen Fuhrpark, vertrauliches Scannen in unseren Räumen und sicheren Datentransfer.
Eine sinnvolle Klassifizierung der Dokumente und eine treffsichere Volltextsuche durch unsere professionelle OCR-Software macht das Auffinden gesuchter Informationen leicht. Gerne passen wir die Aufbereitung der digitalisierten Dokumente auf die Anforderungen Ihres HR-Systems an.
Mit von uns digitalisierte Personalakten genießen Sie folgende Vorteile:
- vertraulicher Transport der Dokumente durch unseren eigenen Fuhrpark
- vertrauliches Scannen der Akten in unseren Produktionsräumen
- Klassifizierung der Dokumente nach Ihren Vorgaben
- Volltextsuche durch unsere professionelle OCR/Texterkennung
- Sinnvoll komprimierte Datengrößen für weniger Speicherplatz und einfacheres Versenden der Dokumente
- Auf Wunsch Vernichtung oder Rückgabe der Dokumente
- optionale Digitalisierung in Tranchen, sodass Ihre Akten nie zu lange außer Haus sind!
Technische Dokumentationen, Liegenschaftsakten, Vertragsakten oder ähnliches müssen teilweise lange aufbewahrt werden und nehmen viel Platz weg. Das Auslagern macht zeitlich begrenzt Sinn, allerdings summieren sich auf Dauer auch hier die Kosten für die Einlagerung und das bedarfsmäßige Ausheben von Dokumenten. Eine Digitalisierung zumindest ausgewählter Archiv-Bestände stellt langfristig eine weitaus effizientere und zukunftsorientierte Archivierung dar.
Wir machen Ihnen die Digitalisierung solcher Akten leicht: Bei uns können Sie Ihre Akten auch in kleinen Tranchen kostengünstig scannen lassen. Sie erhalten von uns Transportbehälter beigestellt, die Sei mit ausgewählten Akten befüllen können. Wir holen diese ab, digitalisieren die Akten zeitnahe und vernichten oder retournieren die Papierdokumente.
Mit von uns digitalisierte Akten genießen Sie folgende Vorteile:
- hohe Scanqualität mit CCD-Kameratechnologie für ausgezeichneten Kontrast auch bei alten Dokumenten
- Papierformat vom kleinen Beleg bis zum großen Plan
- Planscans in einem Stück bis 152cm Breite
- Volltextsuche durch unsere professionelle OCR/Texterkennung
- Sinnvoll komprimierte Datengrößen für weniger Speicherplatz und einfacheres Versenden der Dokumente
- Datenindexierung nach Ihren Vorgaben
- Digitalisierung in Tranchen, sodass Ihre Akten nie zu lange außer Haus sind!
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- hohe Scanqualität
- Indexierung nach Beschriftung bzw. Hollerith/Loch-Code
- Sinnvoll komprimierte Datengrößen für weniger Speicherplatz und einfacheres Versenden der Dokumente
- Langzeitsicheres PDF/A
Digitalisieren ist mehr als nur scannen!
Ein Scan ist erstmal nicht mehr als eine Bild-Datei. Sie können darin mit Zeichenprogrammen noch keine Änderungen vornehmen. Um in einem gescannten Plan mit einem CAD-Programm arbeiten zu können, muss der Plan erst vektorisiert werden. Dabei werden die Informationen im Bild in Vektoren umgerechnet. Hintergrundstörungen und Fehler müssen manuell korrigiert werden. So wandeln wir TIFF, JPEG oder PDF in die Vektorformate DWG oder DXF um.
Der Aufwand für die Vektorisierung hängt von der Plangröße und Informationsdichte ab. Wir beraten Sie gerne und stellen nach Ihren Anforderungen ein Angebot.
Dokumententransporte werden entweder von unserem eigenen Fuhrpark oder einer unserer geprüften Partnerspeditionen durchgeführt.
Die Dokumente werden in alarmgesicherten, für Außenstehende nicht zugänglichen Produktionsräumen verarbeitet.
Alle unsere Mitarbeiter sind zu strengster Verschwiegenheit verpflichtet.
Wir erklären rechtsverbindlich, dass alle mit der Datenverarbeitung beauftragten Personen vor Aufnahme der Tätigkeit zur Wahrung des Datengeheimnisses im Sinne des § 15 DSG verpflichtet wurden. Insbesondere bleibt die Verschwiegenheitsverpflichtung der mit dem Datenverkehr beauftragten Personen auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit und Ausscheiden aus der Haltmeyer GmbH aufrecht. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit ist auch für Daten von juristischen Personen und handelsrechtlichen Personengesellschaften einzuhalten.
Die Haltmeyer GmbH erklärt rechtsverbindlich, dass ausreichende Sicherheitsmaßnahmen im Sinne des § 14 DSG ergriffen wurden, um zu verhindern, dass Daten und Ergebnisse Dritten unbefugt zugänglich gemacht werden.
Sie müssen bestimmte Dokumente langfristig aufbewahren und darauf zugreifen? Sie haben diese derzeit auf Papier oder Mikrofilmen archiviert?
Dies verursacht hohen Aufwand an Raum und Zeit bei der Suche. Zudem besteht die Gefahr, dass Dokumente verlegt oder beschädigt werden.
Ein digitales Archiv spart Platz, vereinfacht Suchen und Finden und ist obendrein sicherer!
Das Digitalisieren von Archiven ist Vertrauenssache. Haltmeyer hat über 50 Jahre Erfahrung im Archivierungsbereich und alle logistischen und sicherheitstechnischen Voraussetzungen für die digitale Konvertierung Ihres Papier- oder Mikrofilm-Archivs.
Wir bieten ein Rundum-sorglos-Paket von der Abholung, dem Scannen bis zur datenschutzkonformen Vernichtung Ihrer Dokumente.